MaCos'è il Knowledge management (KM)?
Qual è il significato di knowledge management?
Knowledge management (in italiano gestione della conoscenza) è riferito alla gestione e alla condivisione della conoscenza.
In altra parole è il processo consapevole di definizione, organizzazione, mantenimento e condivisione di conoscenza, competenze ed esperienze all’interno di un’organizzazione.
Il knowledge management, quindi, consiste sostanzialmente nel garantire l’accesso alle informazioni giuste, alla persona giusta, nel momento giusto.
Il knowledge Management: le difficoltà in azienda
Dove sono le informazioni?
Quali sono i processi?
I collaboratori saranno d’accordo?
Il tesoro di ogni azienda è composto da due elementi:
- le persone
- le conoscenze (KM) e le competenze (skill)
Non solo quindi, semplicemente delle competenze lavorative dei dipendenti ma anche e soprattutto dell’insieme delle conoscenze acquisite e sviluppate in azienda.
Con la trasformazione digitale l’insieme di strategie e metodi per identificare, raccogliere, sviluppare, conservare e rendere accessibile la conoscenza delle persone (ossia il knowledge management, o gestione della conoscenza organizzativa) deve accompagnarsi all’uso di strumenti digitali.
I Knowledge Management Systems
- permettono la CATTURA delle competenze collettive,
- aiutano il CONTROLLO finalizzato al raggiungimento di obiettivi comuni
- aumentano l’INTEGRAZIONE delle conoscenze frammentate.
Ed è per questo che non è più possibile affidarsi al caso: una corretta strategia di knowledge management unita all’utilizzo degli strumenti adeguati può permettere alla tua azienda di sedimentare le conoscenze acquisite e migliorare l’accesso a tutti i dipendenti.
Perchè il KM è determinante per la creazione di valore nella tua impresa?
Quando i componenti di un’impresa sono in grado di accedere facilmente, condividere e aggiornare le conoscenze aziendali, l’organizzazione diventa automaticamente più produttiva ed efficiente in termini di:
- Gestione dei costi
- Gestione del tempo
La capacità di accedere alle conoscenze necessarie al momento giusto, tramite un sistema di knowledge management organizzato, permette di favorire lo sviluppo di un processo decisionale accurato e che stimola collaborazione e innovazione.
Senza un sistema di knowledge management, i tuoi dipendenti dovrebbero imparare e memorizzare processi e informazioni, perdendo spesso molto tempo. Oltre a questo, potresti anche correre il rischio che processi, dati o informazioni vadano persi a causa di una mancanza di organizzazione.
Qualsiasi azienda “vive” di informazioni: le informazioni sono create, modificate, condivise, utilizzate. Le informazioni sono il capitale intellettuale dell’organizzazione.
Il loro valore si esprime quando sono rintracciabili e utilizzabili per le attività e i progetti futuri. Ma informazioni che non si trovano non servono a nulla e non valgono nulla.
La conoscenza in azienda è spesso non formalizzata, ma risiede “tacitamente” nelle persone: questo la rende volatile e se ne rischia la perdita.
Quante volte non hai trovato la guida che ti serviva, o hai dovuto risolvere problemi già affrontati in passato da altri colleghi, ma non ne eri a conoscenza? Quante volte hai preso decisioni errate basate su informazioni insufficienti o non aggiornate?
Troppo spesso le esperienze non vengono capitalizzate, gli errori vengono ripetuti, le best practice non vengono fatte circolare.
Numerose ricerche dimostrano che il costo di non trovare le informazioni è altissimo: tempo sprecato per cercarle, tempo sprecato per ricostruire le informazioni non trovate, meno tempo da dedicare a portare fatturato.
I principali vantaggi del knowledge management
Ecco i principali vantaggi di mettere in atto un processo di knowledge management.
1. Riutilizzare idee, informazioni e conoscenze
Una volta sviluppato un processo efficace, è importante assicurarsi che tutti utilizzino lo stesso processo ogni volta che si presenta una situazione simile.
Quando i tuoi dipendenti capiscono come risolvere un problema comune, sanno come fornire una soluzione in modo rapido, o addirittura hanno inventato qualcosa di nuovo, è importante che che quella stessa soluzione, idea o novità possa essere replicate il più possibile.
Come fare? Scrivendo, filmando, registrando, creando screenshot….. qualunque strumento che sia adeguatamente recuperato e utilizzato nel futuro.
2. Favorire la presa di decisioni rapide e ed efficaci
Come aiutare i collaboratori a prendere le decisioni migliori? Mettendo a disposizione al momento giusto i dati e le conoscenze di cui ha bisogno!
Riutilizzare le conoscenze in digitale permette ai dipendenti di prendere decisioni basate su dei dati e delle esperienze concrete: rispondere a un cliente, risolvere un problema, analizzare un trend, valutare una decisione presa, confrontarsi con i propri colleghi, analizzare la concorrenza e pianificare strategie…
Il knowledge management ci permette di condividere cosa abbiamo imparato dagli errori, non solo dai successi.
Evitare di fare due volte lo stesso sforzo fa risparmiare tempo e denaro, mantiene alta la motivazione dei dipendenti e diminuisce il carico di lavoro.
3. La conoscenza giusta al momento giusto, ovunque
Quasi tutti i lavori, oggi, hanno bisogno di dati ed informazioni. Tutti abbiamo bisogno di informazioni per fare il nostro lavoro in modo efficace ma, a volte, soffriamo anche di un sovraccarico proveniente da una varietà di fonti sempre maggiore.
Come possiamo ottenere informazioni mirate, utili e tempestive senza “annegare” in un mare di mail? Senza dover visitare centinaia di pagine web o leggere tonnellate di materiali? Il knowledge management aiuta a risolvere questo problema .
4. Stimolare crescita ed innovazione
Tutte le aziende vogliono crescere ed aumentare le proprie entrate. Generare nuove conoscenze e sviluppare nuove idee attraverso un’efficace condivisione delle conoscenze, un’adeguata collaborazione e fornitura delle informazioni può sicuramente stimolare l’innovazione.
Coltivare la creatività dei dipendenti con la giusta quantità di conoscenze facilmente accessibili stimolerà la propensione alla creazione di nuove idee e processi.
5. La formazione continua
Con un’adeguata struttura di knowledge management l’integrazione in azienda dei nuovi dipendenti e la crescita di nuove competenze per i dipendenti che devono ibridare il proprio lavoro, verrà notevolmente facilitata. Non c’è niente di peggio che ritrovarsi a “dover capire da solo” come funzionano le cose, rendendo l’inserimento in azienda il più agevole possibile.
Non solo la competitività aziendale e la garanzia per le persone di essere sempre in linea con le competenze richieste dal mercato richiede un approccio al Long Life Learning
.
PerCorso gratuito per la costruzione della tua wikipedia aziendale
Condividiamo quanto sperimentato in tanti progetti per l’accumulo e la condivisione della conoscenza.
Infatti non basta sapere cos’è il knowledge management per riuscire a costruire la wikipedia aziendale, a vincere i Gollum che faranno di tutto per impedirtelo.
Tutto molto complesso per questo l’ho suddiviso in piccole tappe.
Non abbiamo la verità in tasca e quanto condivido è frutto dell’esperienza e mi farebbe piacere conoscere anche la tua.
Ecco la prima tappa, non perderla!
Cos'è il Knowledge management e come sconfiggere i Gollum - Tappa n°1
Knowledge Management e le Dinamiche dominanti- Tappa n°2
Le barriere all'accumulo della conoscenza / sapere
La tecnologia sembra venire in aiuto della gestione della conoscenza, ma in realtà introduce alcuni problemi:
- Dati sparsi, dai dischi dei server locali o dei pc, ai servizi in cloud.
- Programmi difficili da utilizzare.
- Approccio basato sul documento, che rischia di concentrarsi sulla conoscenza esplicita e non su quella tacita.
La barriera più difficile da superare è però culturale, perché dipende dalla natura umana:
- Le persone dedicano molto tempo a sviluppare le proprie conoscenze, cercando di differenziarsi all’interno dell’organizzazione. Condividere le conoscenze è a volte percepito come un indebolimento personale.
- Se per documentare la conoscenza le persone devono cambiare il loro modo di lavorare, il costo di formazione è alto e la motivazione delle persone a partecipare è tendenzialmente bassa.
I primi 3 passi per accumulare conoscenze e saperi per la Transizione 4.0 della tua azienda
I principali elementi abilitanti per implementare il knowledge management in azienda principali sono:
- Strategia: una strategia di knowledge management deve basarsi sulla strategia aziendale e deve partire dalla consapevolezza dell’importanza che ha per la competitività aziendale.
- Cultura aziendale: La cultura aziendale influenza il modo in cui le persone interagiscono, il contesto in cui le competenze vengono sviluppate, la resistenza che hanno verso alcuni cambiamenti e, infine, il modo in cui vengono condivise (o, purtroppo non condivise) le conoscenze.
- La direzione come forte sponsor: Il knowledge management richiede il supporto di manager competenti ed esperti a tutti i livelli.
- Il digitale come elemento fondamentale: I sistemi, gli strumenti e le tecnologie che si adattano alle necessità dell’azienda dovranno essere adeguatamente scelti, progettati e implementati coinvolgendo direzione e personale interno.
1 – Mappa le tue conoscenze, ne sarai il primo beneficiario
Pensi che il beneficiari dell’accumulo delle conoscenze / saperi siano gli altri?
In realtà il beneficiario sei tu per tutte le attività che svolgi raramente e che quando riprendi in mano sprechi un sacco di tempo (e quindi soldi) per ricordare come si fa con il rischio continuo di sbagliare)
2 – Fai in modo di avere uno strumento dove archiviare e recuperare velocemente tutte le conoscenze di cui hai bisogno (secondi e non ore)
E’ più semplice, e non stravolge la routine lavorativa, documentare la soluzione a un problema quando ci stai lavorando. Col passare del tempo crei la tua base di conoscenza, senza traumi.
Lavoro su processi digitali e cooperativi per fare in modo che ogni documento, ogni nota diventi conoscenza facilmente recuperabili attraverso classificazione muldimensionale (tag, parametri, autore…).
La ricerca dei contenuti è più semplice se sono organizzati in modo semplice, coerentemente con il modo di lavorare dell’azienda. Taggare i contenuti con i termini più usati relativi agli argomenti trattati facilita la ricerca agli utenti in abbinata naturalmente con l’indicizzazione dei motori di ricerca.
3 – Metti a disposizione strumenti per la mappatura dei saperi, facilissimi da utilizzare
La facilità con la quale si traccia e si distribuisce la conoscenza è direttamente proporzionale alla qualità e valore delle conoscenze accumulate e rese disponibili.
Ecco 2 strumenti che ti possiamo suggerire:
- Screecast-o-matic che ti consente di catturare lo schermo e creare, modificare e comunicare facilmente con video e immagini.
- Il Lean BPM Mark Up che accumula la conoscenza e la rende disponibile lungo i processi a chi ne ha di bisogno e solo quando serve