Cos'è un processo aziendale e come migliora i risultati aziendali
Un processo aziendale è una serie di attività e passaggi che un’azienda segue per raggiungere un obiettivo specifico, come ad esempio produrre un prodotto, fornire un servizio o gestire una richiesta dei clienti.
Questi processi possono variare notevolmente da un’azienda all’altra, ma in genere coinvolgono persone, risorse e informazioni.
Per rendere un processo aziendale più snello, l’obiettivo principale è aumentare l’efficienza, ridurre gli sprechi e migliorare la qualità del risultato finale.
La visione per processi facilita la realizzazione di obiettivi di profitto, di monitoraggio più efficace delle performance di costo, tempo e qualità della tua azienda.
Infatti ci si concentra sull’output finale ossia la soddisfazione del cliente.
Facendo funzionare meglio i processi si crea maggiore soddisfazione al cliente e quindi maggiore valore per l’impresa.
La definizione teorica del processo
Il processo aziendale è un insieme di attività interrelate, svolte all’interno dell’azienda, che creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto (output del processo) destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda (cliente).
Il processo è teso al raggiungimento di un obiettivo aziendale.
i processi aziendali “tagliano trasversalmente” le strutture organizzative e questo perché richiedono il contributo di diverse unità funzionali.
Quindi, un processo “attraversa” più funzioni o analogamente più funzioni concorrono alla realizzazione di un unico processo.Tutto è processo, ogni attività che fai: fare la spesa, organizzare un viaggio, gestire un ordine…
Lavorare per processi collaborativi digitali vs Lavorare per documenti e cartelle
Lavorare con processi collaborativi digitali presenta diversi vantaggi rispetto al lavoro basato su documenti archiviati su cartelle personali e con difficoltà di recupero e condivisione.
Ecco alcuni dei principali vantaggi:
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Accesso da qualsiasi luogo: Con i processi collaborativi digitali, puoi accedere ai tuoi documenti e al lavoro in corso da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet. Questo significa che puoi lavorare in remoto, da casa o in viaggio, senza dover dipendere da file archiviati su un dispositivo specifico.
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Condivisione semplice: I processi collaborativi digitali offrono strumenti per la condivisione rapida e semplice di documenti e dati con colleghi e collaboratori. Puoi concedere l’accesso a persone specifiche, gestire i permessi e tenere traccia delle modifiche in tempo reale.
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Collaborazione in tempo reale: Con le soluzioni collaborative digitali, più persone possono lavorare contemporaneamente su un documento, apportando modifiche e commenti in tempo reale. Questa collaborazione in tempo reale può aumentare notevolmente l’efficienza e ridurre i tempi di produzione.
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Controllo delle versioni: I sistemi collaborativi digitali tengono traccia delle diverse versioni dei documenti, consentendo di recuperare facilmente una versione precedente in caso di necessità. Questo riduce il rischio di perdita di dati importanti o di sovrascrittura accidentale.
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Ricerca e recupero facilitati: I documenti archiviati digitalmente sono più facili da organizzare e ricercare rispetto ai documenti fisici o ai file salvati in cartelle personali. Gli strumenti di ricerca avanzata consentono di trovare rapidamente i documenti necessari.
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Automazione dei processi: I sistemi collaborativi digitali spesso includono funzionalità di automazione dei processi, che possono semplificare attività ripetitive e ridurre gli errori umani.
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Sicurezza migliorata: Molte soluzioni collaborative digitali offrono livelli di sicurezza avanzati, compresa l’autenticazione a due fattori e la crittografia dei dati. Ciò contribuisce a proteggere le informazioni aziendali sensibili.
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Aggiornamenti e manutenzione semplificati: Con i sistemi collaborativi basati su cloud, gli aggiornamenti del software e la manutenzione dei server sono gestiti dal provider del servizio, consentendo di risparmiare tempo e risorse IT.
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Analisi dei dati: I sistemi collaborativi digitali possono raccogliere dati e fornire analisi approfondite sulle attività e le prestazioni, consentendo alle aziende di prendere decisioni più informate.
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Sostenibilità ambientale: Riducendo la necessità di stampare documenti e archiviare carta, i processi collaborativi digitali possono contribuire a una maggiore sostenibilità ambientale.
In sintesi
l’adozione di processi collaborativi digitali migliora l’efficienza, la collaborazione, la sicurezza e la flessibilità del lavoro, consentendo alle aziende di rimanere competitive e di adattarsi meglio alle sfide e alle opportunità del mondo digitale.
Il dramma delle cartelle: Solo mie, tue, sue...
Cartelle, le mie, le tue, le sue… tutte piene di documenti vitali.
Ma c’è un problema: spesso sono un tesoro personale, più che aziendale. Quante volte ti sei trovato nella situazione in cui né tu né la tua segretaria sapete trovare i documenti (offerta, progetto, contratto…) dentro al labirinto delle cartelle?
Uno spreco di tempo che porta all’estinzione come i dinosauri.
Ma non temere, c’è una soluzione che può cambiare tutto: Mark Up, la nostra soluzione software per la digitalizzazione dei processi che in soli 3-4 secondi, anche se non li hai archiviati tu.
La velocità è vitale per una gazzella, se non vuole essere mangiata dal leone!
Un semplice esempio per capire: il processo di gestione degli ordini di un'azienda di produzione e vendita di prodotti
Ecco come potrebbe funzionare questo processo attraverso diverse aree aziendali:
Vendite:
- Il processo inizia quando un cliente effettua un ordine per un prodotto.
- Il reparto vendite registra l’ordine e verifica la disponibilità del prodotto in magazzino.
Produzione:
- Se il prodotto non è disponibile in magazzino, il reparto vendite invia una richiesta al reparto produzione per la fabbricazione del prodotto.
- Il reparto produzione pianifica la produzione del prodotto in base all’ordine e alle scorte disponibili.
Acquisti:
- Se sono necessari materiali aggiuntivi per la produzione del prodotto, il reparto produzione invia una richiesta al reparto acquisti per l’acquisto dei materiali necessari.
Magazzino:
- Una volta che il prodotto è stato prodotto o i materiali sono stati acquistati, il prodotto finito o i materiali vengono stoccati nel magazzino.
Spedizioni e Logistica:
- Il reparto logistica prende in carico l’ordine e organizza la spedizione del prodotto al cliente.
- Vengono preparati i documenti di spedizione e viene coordinato il trasporto.
Contabilità e Finanza:
- Il reparto contabilità emette la fattura per l’ordine e registra le transazioni finanziarie correlate.
- Gestisce anche il monitoraggio dei pagamenti da parte del cliente.
Assistenza Clienti:
- Dopo la consegna, il reparto assistenza clienti è responsabile di gestire eventuali reclami o problemi dei clienti legati all’ordine.
Controllo di Qualità:
- In alcuni casi, il reparto di controllo di qualità potrebbe essere coinvolto per verificare la qualità del prodotto prima della spedizione.
Questo processo coinvolge molteplici aree aziendali, tra cui vendite, produzione, acquisti, magazzino, logistica, finanza, assistenza clienti e controllo di qualità.
Ogni area ha il suo ruolo specifico nel processo di gestione degli ordini, e la collaborazione tra queste diverse funzioni è essenziale per garantire che gli ordini vengano elaborati in modo efficiente e accurato, e che i clienti ricevano i prodotti desiderati in modo tempestivo.
Alcuni passi chiari e semplici per rendere più snello un processo aziendale
Analisi del processo attuale:
- Identificare e documentare il processo attuale passo dopo passo.
- Raccogliere dati sul tempo, le risorse e i costi associati a ciascun passaggio.
Identificare sprechi e inefficienze:
- Individuare le attività che aggiungono poco o nessun valore al processo.
- Identificare i ritardi, le duplicazioni e le risorse sottoutilizzate.
Semplificazione e standardizzazione:
- Ridurre o eliminare le attività non necessarie o ripetitive.
- Standardizzare i processi e le procedure per ridurre la variabilità.
Automazione:
- Utilizzare tecnologie e strumenti digitali per automatizzare le attività ripetitive e ridurre gli errori umani.
Formazione e coinvolgimento del personale:
- Assicurarsi che il personale sia adeguatamente formato e coinvolto nel processo di miglioramento.
- Raccogliere feedback dai dipendenti che lavorano direttamente nel processo.
Monitoraggio e misurazione:
- Implementare indicatori chiave di performance (KPI) per valutare l’efficienza e il successo del processo.
- Monitorare costantemente il processo e apportare miglioramenti in base ai risultati.
Test e adattamenti:
- Sperimentare nuove idee e approcci per vedere come influiscono sul processo.
- Adattare il processo in base ai risultati ottenuti, cercando costantemente di migliorare