La scoperta di cos’è un processo ce l’ho avuta quasi vent’anni fa leggendo un bel libro “Organizzazione e gestione per processi” di G. Merli e M. Biroli.

A quel tempo non sapevo assolutamente nulla di processi e nel mio continuo peregrinare in libreria l’avevo visto e subito acquistato.

Pur avendo già accumulato parecchi anni di esperienza organizzativa, rendere centrali i processi ha rappresentato un punto di svolta fondamentale nella digitalizzazione proposta da Globalcomm.

La visione per processi facilita la realizzazione di obiettivi di profitto, di monitoraggio più efficace delle performance di costo, tempo e qualità.

Infatti ci si concentra sull’output finale ossia la soddisfazione del cliente.

Facendo funzionare meglio i processi si crea maggiore soddisfazione al cliente e quindi maggiore valore per l’impresa.

La definizione del processo

Il processo aziendale  è un insieme di attività interrelate, svolte all’interno dell’azienda, che creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto (output del processo) destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda (cliente).

Il processo è teso al raggiungimento di un obiettivo aziendale.

i processi aziendali “tagliano trasversalmente” le strutture organizzative e questo perché richiedono il contributo di diverse unità funzionali: un processo “attraversa” più funzioni o analogamente più funzioni concorrono alla realizzazione di un unico processo.

1° esempio per capire

Tutto è processo ogni attività che fai, fare la spesa, organizzare un viaggio, gestire un ordine…

I documenti, sono dei semplici output di una attività che fa parte di un processo.

Uso un esempio banale per chiarire cos’è un processo.

Se vuoi mangiare una bella torta al limone, hai bisogno degli ingredienti come input zucchero, farina,…

L’attività prevede che li mescoli nelle giuste dosi, li metti in forno e li cucini (input calore del forno), fino a cuocerlo arrivando l’output LA TORTA.

Avere la TORTA ti consentirà di raggiungere il tuo obiettivo che è di mangiarla.

2° esempio aziendale:Processo della gestione degli ordini

Ecco come  è strutturato il processo di gestione degli ordini:

  1. Gli addetti amministrativi si occupano della ricezione dell’ordine e del suo
    inserimento nel sistema informativo;
  2. dopo di ché l’ufficio amministrativo, commerciale, recupero crediti valuteranno la
    situazione e la solvibilità del cliente e decideranno se rendere esecutivo l’ordine o se
    bloccare il tutto;
  3. se l’ordine procede, il magazziniere e il reparto spedizioni si occuperanno di
    prelevare i beni e preparali per la loro spedizione;
  4. infine il reparto amministrativo provvederà a generare la fattura o la bolla e ad
    aggiornare la contabilità aziendale.

Il processo rappresenta il nostro modo di lavoro che il Lean Thinking punta ad evitare che crei sprechi.

Coordinamento del processo aziendale

In un processo aziendale sono normalmente coinvolti più organi aziendali  e il loro apporto è coordinato  attraverso un flusso di informazioni che è  spesso formalizzato in procedure,  compiti e responsabilità.

Rappresentazione dei processi

Un modo semplice e diffuso di rappresentazione dei processi è quello che si serve del diagramma di flusso (flow chart) .

La rappresentazione può essere arricchita disponendo le attività su diverse colonne o righe (secondo che il diagramma si sviluppi verticalmente o orizzontalmente) in corrispondenza dei diversi organi aziendali che le svolgono; in alternativa (o in aggiunta) si possono differenziare le attività svolte dai vari organi con una diversa colorazione dei blocchi

Per chiarire meglio come evolvere da un processo analogico ad uno digitale ti suggerisco di approfondire la conoscenza del workflow –> QUI

Se invece vuoi capire quali strumenti aiutano a gestire al meglio i processi approfondisci l’uso dei BPM (Business Process Manager) clicca –> QUI