La PEC è molto di più di una e-mail
Si pensa che la PEC sia una semplice casella di posta solo più corazzata e poco pratica da utilizzare. Oltre chiaramente a garantire il valore legale al suo contenuto.
Quindi tutto abbastanza semplice.
SI, ma solo se invece guardiamo alla PEC come il semplice postino che prendeva in carico e consegnava la nostra raccomandata.
In realtà a monte e a valle della PEC tipicamente abbiamo un processo a valore con chi decide cosa scrivere e perchè, qualcuno che firma, poi si spedisce, si conserva e si procede con le altre attività che servono a raggiungere l’obiettivo che ci siamo prefissi.
Si proprio un processo per approfondire cos’è puoi leggere –> QUI
Scopri il ciclo di vita della PEC
La posta elettronica certificata ha un ciclo di vita ed una sua validità legale .
Nel processo di gestione ci sono 3 passaggi significativi.
- L’invio/la ricezione delle PEC (e delle ricevute di consegna)
- L’archiviazione/protocollazione delle mail (di cui le mail certificate fanno parte) inviate ricevute
- la “messa a disposizione” del documento e/o del contenuto della PEC inviata/ricevuta, in modo semplice e senza doppioni e/o ridondanze.
E’ necessario gestire l’intero ciclo di vita delle mail
La gestione dell’intero ciclo di vita della PEC consente di :
- Aumentare l’uso della PEC integrandolo con la firma digitale ( pdf e p7m) e la firma grafometrica, rendendo a valore legale sia la spedizione sia il contenuto/ allegato del messaggio PEC.
- Archiviare correttamente le mail certificate, in particolare quelle per le quali si desidera garantire il valore legale o contrattuale …
- Automatizzare l’archiviazione nel caso di volumi alti di pec in formato .eml per renderli già pronti per la conservazione sostitutiva (Ad esempio per la spedizione di fatture o richieste d’ordini)
- Provvedere alla conservazione sostitutiva delle PEC e delle Ricevute potendo così farle diventare a tutti gli effetti prove anche a livello giuridico.
Ecco gli ingredienti per gestire il processo:
- BPM scopri cos’è –> QUI
- un archivio documentale che garantisca la conservazione di documenti e PEC. Vedi –> QUI
- uno strumento che renda agevole il processo tra BPM – posta elettronica (lo strumento che usi tutti i giorni) – PEC (che ha accessi, interfacce ecc. che non sono proprio facili da usare). Eccolo –> QUI
- la firma digitale o meglio ancora la firma grafometrica