La PEC è molto di più di una e-mail

Si pensa che la PEC sia una semplice casella di posta solo più corazzata e poco pratica da utilizzare. Oltre chiaramente a garantire il valore legale al suo contenuto.

Quindi tutto abbastanza semplice.

SI, ma solo se invece guardiamo alla PEC come il semplice postino che prendeva in carico e consegnava la nostra raccomandata.

In realtà a monte e a valle della PEC tipicamente abbiamo un processo a valore con chi decide cosa scrivere e perchè, qualcuno che firma, poi si spedisce, si conserva e si procede con le altre attività  che servono a raggiungere l’obiettivo che ci siamo prefissi.

Si proprio un processo per approfondire cos’è puoi leggere –> QUI

Scopri il ciclo di vita della PEC

La  posta elettronica certificata ha un ciclo di vita ed una sua validità legale .

Nel processo di gestione ci sono 3 passaggi significativi.

  •  L’invio/la ricezione delle PEC (e delle ricevute di consegna)
  • L’archiviazione/protocollazione delle mail (di cui le mail certificate fanno parte) inviate ricevute
  • la “messa a disposizione” del documento e/o del contenuto della PEC inviata/ricevuta, in modo semplice  e senza doppioni e/o ridondanze.

E’ necessario gestire l’intero ciclo di vita delle mail

La  gestione dell’intero ciclo di vita della PEC consente di :

  • Aumentare l’uso della PEC integrandolo con la firma digitale ( pdf e p7m) e la firma grafometrica, rendendo a valore legale sia la spedizione sia il contenuto/ allegato del messaggio PEC.
  • Archiviare correttamente le mail certificate, in particolare quelle per le quali si desidera garantire il valore legale o contrattuale …
  • Automatizzare l’archiviazione nel caso di  volumi alti di pec in formato .eml per renderli già pronti per la conservazione sostitutiva (Ad esempio per la spedizione di fatture o richieste d’ordini)
  • Provvedere alla conservazione sostitutiva delle PEC e delle Ricevute potendo così farle diventare a tutti gli effetti prove anche a livello giuridico.

Ecco gli ingredienti per gestire il processo:

  • BPM scopri cos’è –> QUI
  • un archivio documentale che garantisca la conservazione di documenti e PEC. Vedi –> QUI
  • uno strumento che renda agevole il processo tra BPM – posta elettronica (lo strumento che usi tutti i giorni) – PEC (che ha accessi, interfacce ecc. che non sono proprio facili da usare). Eccolo –> QUI
  • la firma digitale o meglio ancora la firma grafometrica