Il workflow per automatizzare i processi aziendali

Ripetere all’infinito attività ripetitive a bassissimo valore aggiunto: il vero girone dantesco di ogni imprenditore.
Il tempo sprecato in azioni che non portano vero valore in azienda è per ogni imprenditore un incubo, che si traduce in: 

  • perdita di denaro e profitto
  • perdita di motivazione propria
  • perdita di motivazione dei propri collaboratori

Cos'è un Workflow

Un Workflow è l’automazione totale o parziale di un processo aziendale  in cui documenti, informazioni o compiti passano da un partecipante a un altro per svolgere attività, secondo un insieme di regole definite. 

Ogni attività è concatenata in un un ottica di input ricevuto  e  output prodotto ed azione di trasformazione dell’input in output.

Questa attività di trasformazione può essere manuale oppure automatica se ad eseguirla è l’algoritmo del sistema di workflow al posto della persona.

Il sistema di workflow :

  • riconosce lo stato del processo,
  •  fa da repository dei dati/attività/ eventi effettuati-da effettuare
  • permette all’utente di essere guidato attraverso il processo senza la necessità di riferirsi a documentazione esterna a quel processo di business.

Guarda alcune funzionalità di Lean MarkUp: un sistema di workflow collaborativo per il gioco di squadra

Software Workflow

Parlare di software per gestire un Workflow non è corretto. E’ preferibile parlare di motore di workflow.
Un motore di workflow è strumento che permette di creare dei modelli e di automatizzare i processi lavorativi dell’azienda.
Questo tipo di strumento permette anche di formalizzare le regole lavorative aziendali per automatizzare il processo decisionale.

Una delle tecnologie più evolute per la gestione del motore di workflow si basa sul motore Domino 12 – Notes di HCL

Nelle aziende PMI due sono i tipi di Workflow:

  • Il Workflow procedurale  che corrisponde a automatizzare dei processi lavorativi conosciuti dall’azienda e che sono oggetto di procedure prestabilite; in questo caso  il percorso del Workflow è più o meno chiaro;
  • Il Workflow dinamico, basato su un modello collaborativo nel quale gli attori intervengono nelle decisioni del percorso ossia può variare sulla base delle esigenze.
  •  

Esempi di workflow

Esempi di applicazioni per i sistemi di workflow sono

  • Gestione dei crediti
  • Gestione delle offerte
  • Gestione della creazione del budget annuale

Quali sono i vantaggi di un workflow applicato in azienda?

Ecco alcuni dei vantaggi più importanti della digitalizzazione dei processi:

  • Aumento della velocità di svolgimento delle attività riducendo il tempo totale di esecuzione e i tempi morti ed operativi, controllando le code di attesa e gestendo l’avanzamento delle singole attività e sottoprocessi. 
  • Ottimizzazione dei processi ed eliminazione delle attività inutili individuando i compiti non necessari, che si possono eliminare, aumentando la produttività e contribuendo quindi a togliere gli sprechi.
  • Migliorare la collaborazione tra diverse funzioni aziendali. Ti starai accorgendo che le funzioni sono un retaggio del passato

Per avere tutti i vantaggi serve una trasformazione organizzativa: da funzionale a processo

Libererai energie :

  1. Assegnando in modo diverso, formale e concordato, compiti e responsabilità tra il personale,
  2. facendosi guidare dal modello di WorkFlow automatizzato

Per digitalizzare i processi, valorizzare le persone attraverso la social collaboration richiede un’idea chiara del percorso e del valore che si può creare. 

FAQ . Tutte le risposte per cogliere la trasformazione digitale

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