Un Workflow è l’automazione totale o parziale di un processo aziendale , in cui documenti, informazioni o compiti passano da un partecipante a un altro per svolgere attività, secondo un insieme di regole definite.  Le attività possono essere svolte dai partecipanti o da applicazioni informatiche, i Business Process Management (BPM).

Ogni attività può essere dipendente dal passo precedente o parallela. 

Un sistema di automazione/integrazione di workflow : 

– riconosce lo stato del processo,

– fa da repository dei dati/attività/ eventi effettuati-da effettuare

– permette all’utente di essere guidato attraverso il processo senza la necessità di riferirsi a qualsiasi documentazione esterna di quel processo di business.

Il partecipante di un workflow è una risorsa aziendale che esegue il lavoro associato ad una particolare attività.

Una risorsa può essere una risorsa umana, cioè un singolo individuo o un insieme di persone che condividono un insieme di compiti da svolgere che inetragisce con un’applicazione software e/o un hardware specifico.

Motore di Workflow

Il motore di Workflow è lo strumento che permette di creare dei modelli e di automatizzare i processi lavorativi dell’azienda. Questo tipo di strumento permette anche di formalizzare le regole lavorativi aziendali per automatizzare il decisionale, cioè il ramo del Workflow da scegliere in funzione del contesto dato.

Una delle tecnologie più evolute per la gestione del motore di workflow si basa sul motore Domino – Notes di IBM

Tipologie di Workflow

Si distinguono solitamente due tipi di Workflow:

Il Workflow procedurale  che corrisponde a dei processi lavorativi conosciuti dall’azienda e che sono oggetto di procedure prestabilite: il percorso del Workflow è più o meno chiaro;

Il Workflow dinamico basato su un modello collaborativo nel quale gli attori intervengono nelle decisioni del percorso ossia può variare sulla base delle esigenze.

Esempi di applicazioni per i sistemi di workflow:

  • Gestione dei crediti
  • Gestione delle offerte
  • Gestione della creazione del budget annuale
  • ….

Vantaggi dell’automazione del WorkFlow

Ecco alcuni dei vantaggi più importanti della digitalizzaizone dei processi:

  • Aumento della velocità di svolgimento delle attività riducendo il tempo totale di esecuzione e i tempi morti ed operativi, controllando le code di attesa e gestendo l’avanzamento delle singole attività e sottoprocessi. 
  • Ottimizzazione dei processi ed eliminazione delle attività inutili individuando i compiti non necessari, che si possono eliminare, aumentando la produttività e contribuendo quindi a togliere gli sprechi.
  • Migliorare la collaborazione tra diverse funzioni aziendali  o meglio superandole. Ti starai accorgendo che le funzioni sono un retaggio del passato .

Via le funzioni. Serve un’organizzazione per processi 

Non solo, assegnando in modo diverso, formale e concordato, compiti e responsabilità tra il personale, facendosi guidare dal modello di WorkFlow automatizzato s liberarano le migliori energie delle persone.

Apriamo la mente ai  vantaggi della social collaboration

Per digitalizzare i processi, valorizzare le persone attraverso la social collaboration richiede un’idea chiara del percorso e del valore che si può creare. Non rischiare di sbagliare, contattaci per un confronto gratuito e senza impegno.

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