Scadenzario – esempio di come può essere utilizzato

Le scadenze da tenere ogni giorno sotto controllo si sono notevolmente moltiplicate negli anni, con una sempre maggiore difficoltà nel rispettarle.
SCADENZARIO è uno strumento alla base della digitalizzazione e della riduzione degli sprechi nella tua azienda. Non è un’agenda, ormai inefficiente per riuscire a seguire l’enorme quantità di scadenze che ogni giorno dobbiamo rispettare. E’ uno strumento per la gestione dei processi (Ricorda -Le funzioni sono morte. Viva i processi agili-).

Nasce appunto per aiutarci a monitorare e a tenere sotto controllo tutte le attività di processo dei sistemi informativi (es. sistemi documentali e di workflow, ERP, SCADA ecc.), derivanti dalle più variegate condizioni e scadenze che sempre più affollano la gestione delle nostre Aziende / Enti.

Se ti trovi a questo punto sei al Passo 3 (BPM – Automazione dei processi) del percorso per innovatori. Scopri come continuare QUI
Per approfondire scopri cos’è un workflow.

Funzionamento 
Configurazione manuale della scadenza da parte dell’utente

A partire dall’attività/documento si possono configurare i promemoria collegati ad esso, con varie possibili personalizzazioni (date di promemoria, durata della ripetizione, scadenza …) che il sistema provvede a spedire.
opzioni-di-ripetizione

E’ possibile anche personalizzare la gestione delle notifiche delle scadenze.

opzioni-di-notifica

Destinatari promemoria
Il sistema propone in automatico il responsabile dell’attività per l’invio via mail, fax, sms  e PEC del promemoria (per default mail). Il destinatario può essere poi sostituito da altri oppure da gruppi di persone.

select-names

Controllo automatico della scadenza in base agli eventi 
Il sistema consente di:
• definire la frequenza di controllo della condizione (da 5-15 min a 1 anno)
• selezione dei documenti/basi dati di partenza:  ODBC, NOTES,  FILE SYSTEM …
• generare l’output con il risultato dell’elaborazione (semplice riassunto testuale/xml, tabella, …) 
output multiplo: uno per ogni dettaglio 
output misto: uno per gruppi di dettagli
• definire da profili dei destinatari

Esempio 1: Promemoria di dettaglio
scadenza

Esempio 2: Documento di partenza che ha generato il promemoria
richiesta-assenze

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