Le scadenze da tenere ogni giorno sotto controllo si sono notevolmente moltiplicate negli anni, con una sempre maggiore difficoltà nel rispettarle.
SCADENZARIO è uno strumento alla base della digitalizzazione e della riduzione degli sprechi nella tua azienda. Non è un’agenda, ormai inefficiente per riuscire a seguire l’enorme quantità di scadenze che ogni giorno dobbiamo rispettare. E’ uno strumento per la gestione dei processi (Ricorda -Le funzioni sono morte. Viva i processi agili-).
Nasce appunto per aiutarci a monitorare e a tenere sotto controllo tutte le attività di processo dei sistemi informativi (es. sistemi documentali e di workflow, ERP, SCADA ecc.), derivanti dalle più variegate condizioni e scadenze che sempre più affollano la gestione delle nostre Aziende / Enti.
Se ti trovi a questo punto sei al Passo 3 (BPM – Automazione dei processi) del percorso per innovatori. Scopri come continuare QUI
Per approfondire scopri cos’è un workflow.
Funzionamento
Configurazione manuale della scadenza da parte dell’utente
A partire dall’attività/documento si possono configurare i promemoria collegati ad esso, con varie possibili personalizzazioni (date di promemoria, durata della ripetizione, scadenza …) che il sistema provvede a spedire.
E’ possibile anche personalizzare la gestione delle notifiche delle scadenze.
Destinatari promemoria
Il sistema propone in automatico il responsabile dell’attività per l’invio via mail, fax, sms e PEC del promemoria (per default mail). Il destinatario può essere poi sostituito da altri oppure da gruppi di persone.
Controllo automatico della scadenza in base agli eventi
Il sistema consente di:
• definire la frequenza di controllo della condizione (da 5-15 min a 1 anno)
• selezione dei documenti/basi dati di partenza: ODBC, NOTES, FILE SYSTEM …
• generare l’output con il risultato dell’elaborazione (semplice riassunto testuale/xml, tabella, …)
– output multiplo: uno per ogni dettaglio
– output misto: uno per gruppi di dettagli
• definire da profili dei destinatari
Esempio 1: Promemoria di dettaglio
Esempio 2: Documento di partenza che ha generato il promemoria
