Negli ultimi decenni l’impianto tributario italiano si è mosso verso una progressiva agevolazione delle modalità di adempimento degli obblighi prescritti dalla vigente normativa, in particolare, in modo da consentire l’archiviazione e conservazione informatizzata dei documenti e l’emissione di veri e propri documenti elettronici.
Da primi deboli tentativi avuti negli anni 90, una spinta effettiva si è avuta nel 2004.
Secondo il D.M. 23 gennaio 2004, la conservazione digitale dei documenti analogici si realizza mediante la memorizzazione dell’immagine su idonei supporti. Altra attenzione sulla “fattura elettronica”: si realizza mediante l’apposizione del riferimento temporale, della firma digitale dell’emittente, che consentono di perfezionare la formazione del documento, e la successiva trasmissione della fattura stessa per via elettronica, previo accordo tra le parti,o mediante particolari sistemi definiti Edi (Electronic data interchange). L’unica modalità di conservazione ammessa è quella in forma elettronica.
L’archiviazione sostitutiva
L’archiviazione sostitutiva nasce dalla necessità di diminuire i costi di gestione degli archivi cartacei.
I costi sono dovuti a:
• Costi di emissione dei documenti
• Costi di conservazione/archiviazione
• Costi di ricerca
Il costo per una fattura cartacea è di circa 27 euro (10 euro per il ciclo attivo, e 17 euro per il ciclo passivo, la fattura ricevuta dal cliente); la gestione elettronica permette un risparmio del 40%-60%.
Gli strumenti
Pur essendo consentito delegare in tutto o in parte a soggetti terzi, è possibile (spesso auspicabile) che l’integrazione dell’archiviazione con il sistema di gestione documentale avvenga all’interno dell’azienda: contratti, ordini, polizze, fatture, bolle, estratti conto vengono quindi mantenuti a norma di legge all’interno dell’azienda.
Il workflow documentale
Non basta salvare in modo appropriato il documento: un documento viene utilizzato per prendere decisioni e inizia a viaggiare logicamente, spesso non fisicamente, nell’azienda. Ecco i Workflow.
Si parla quindi di workflow definendolo come un modello “a tre R”: “routes” (processi: la sequenza di passi), “rules” (azioni: ciò che va fatto) e “roles” (persone: chi lo deve fare).