Negli ultimi decenni l’impianto tributario italiano  si è mosso verso una  progressiva agevolazione delle modalità di adempimento degli obblighi prescritti dalla vigente normativa, in particolare, in modo da consentire  l’archiviazione e conservazione informatizzata dei documenti e l’emissione di veri e propri documenti elettronici.
Da primi deboli tentativi avuti negli anni 90, una spinta effettiva si è avuta nel 2004.

Secondo il D.M. 23 gennaio 2004, la conservazione digitale dei documenti  analogici si realizza mediante la memorizzazione dell’immagine su idonei supporti.  Altra attenzione sulla “fattura elettronica”: si realizza mediante l’apposizione del riferimento temporale, della firma digitale dell’emittente, che consentono di perfezionare la formazione del documento, e la successiva trasmissione della fattura stessa per via elettronica, previo accordo tra le parti,o mediante particolari sistemi definiti Edi (Electronic data interchange). L’unica modalità di conservazione ammessa è quella in forma elettronica.

L’archiviazione sostitutiva

L’archiviazione sostitutiva nasce dalla necessità di diminuire i costi di gestione degli archivi cartacei.
I costi  sono dovuti a:
• Costi di emissione dei documenti
• Costi di conservazione/archiviazione
• Costi di ricerca
Il costo per una fattura cartacea è di circa 27 euro (10 euro per il ciclo attivo, e 17 euro per il ciclo passivo, la fattura ricevuta dal cliente); la gestione elettronica  permette un risparmio del 40%-60%.

Gli strumenti

Pur essendo consentito delegare in tutto o in parte  a soggetti terzi, è possibile (spesso auspicabile) che l’integrazione dell’archiviazione con il sistema di gestione documentale avvenga all’interno dell’azienda: contratti, ordini, polizze, fatture, bolle, estratti conto vengono quindi mantenuti a norma di legge all’interno dell’azienda.

Il workflow documentale

Non basta salvare in modo appropriato il documento: un documento viene utilizzato per prendere decisioni e inizia a viaggiare logicamente, spesso non fisicamente, nell’azienda.  Ecco i Workflow.
Si parla quindi di workflow definendolo come un modello “a tre R”: “routes” (processi: la sequenza di passi), “rules” (azioni: ciò che va fatto) e “roles” (persone: chi lo deve fare).

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