Lo sai che tu lavori solo per il 39% del tuo tempo lavorativo? – PRIMA PARTE – Le mail

Quante volte a fine giornata ti senti stanco morto, magari dopo 10/12 ore di lavoro, e la convinzione di non avere combinato quasi nulla.

Il tempo?
Puff !!!!….volato via. Sprecato per più del 60%

Uno studio della MCKinsley conferma  che nella tua giornata  (e quella dei tuoi collaboratori)

• il 28% del tempo ti occupi delle mail (che certo, fanno parte del tuo lavoro!)
• il 19% del tempo cerchi informazioni (e non è detto che le trovi)
• il 14% del tempo lo usi per comunicazioni “di servizio” interne.

Il resto, solo il 39%, lo usi – appunto –  per lavorare “davvero”. Quindi, quando a sera senti di essere stanco ma ti sembra di non aver fatto “nulla”, ora sai il perché.

“Si, ok, però tu mi avevi detto che mi regalavi tempo; fino ad adesso mi ha solo detto che lo spreco – e questo un po’ lo immaginavo!”

Per liberare tempo dobbiamo scoprire dove lo sprechiamo.

il 28% del tempo lo usi per le mail

“Ah, ma io non è che guardo costantemente la posta! Non posso fare senza la posta!”

Giusto, ma andiamo per gradi. Quanto di quel 28% al giorno che dedichi alla posta è necessaria e produttivo e quanto invece è uno spreco di tempo  e di energie?

1. Controllare le email

Controllare le email è (ovviamente ) una necessità. Ma a volte diventa una ossessione; una distrazione;  infine, un senso di “appagamento”:quando controlliamo la mail il nostro cervello scarica una quantità di dopamina nella nostra circolazione sanguigna. In un certo senso, “ci fa felici”.
Però,  potresti aver bisogno  fino a 23 minuti (secondo uno studio sulla distrazione digitale)  per riprendere l’attività interrotta.

2. Rileggere le mail. 

il 10% delle mail  ricevute viene riletta almeno una volta. Almeno!
In media, quante mail ricevi al giorno? 20? 30? 50? 100?

” Vabbeh, al massimo è un minuto alla volta”. E anche questo non è così: ogni volta che rileggi una mail, devi poi riprendere da dove sei partito. Tempo prezioso che butti nello scarico.il tempo per riprendere dal punto in eri prima di rileggerla. I conti tornano? Mi sa di si.

3. Leggere le mail “per conoscenza” 

Quante mail hai nella tua casella di posta ” per conoscenza”? Troppe: statisticamente, nella tua casella di posta il rapporto tra mail che invii e le  mail che ricevi è di 1 a 3.
Quante delle mail che ricevi sono “per conoscenza”? Soprattutto da colleghi e team di lavoro?

Il fenomeno delle mail inviate “per conoscenza” è dovuto soprattutto alla “paura”
Paura che il proprio capo o il team  non sappia quello che si sta facendo; paura che il collega non abbia aperto le prime enne mail che gli hai mandato;  paura di prendersi delle responsabilità (e quindi si tende a suddividere la responsabilità tra tutti  con il “per conoscenza”)
L’effetto? La tua casella trasborda di CC e di Re:re:re.
E ti ruba TEMPO

4. Ricercare mail a cui non hai risposto subito

Il 37% delle volte (in pratica, una volta su tre), non rispondiamo subito;  magari la archiviamo in una cartella privata, magari la lasciamo in inbox….. fatto sta che per mille motivi a un certo punto alla mail (a quella mail!) devi rispondere.
E lì nasce i il dramma: ricercarla.
Magari hai un “search” fantastico , ma…. comunque ruba 70 secondi della tua preziosa vita .
Lo ripeto: una volta (almeno ) su tre.

5. Archiviare le mail (in cartelle personale)

E già qui c’è un problema:   come “in cartelle personali”? E se ti ammali? E se si ammala uno del team? E se succede un patatrac?
Uno studio dice che abbiamo a disposizione in media circa 37 cartelle (tra personali, condivise, pubbliche, su server condivisi…)  cui archiviare le nostre mail e i nostri documenti. La cartella per i clienti, ma anche la cartella delle mail a cui rispondere; la cartella dei solleciti da fare (come, non la mettiamo nella cartella “per cliente”? ) e la cartella “fatture”….

La legge di Hick è chiara: decidere DOVE mettere una mail con 37 cartelle a disposizione ci metterai 5 volte di più del tempo di scegliere tra due / tre cartelle.

E quindi, la mail è morta?

Ovviamente no! Secondo Phil Simon, le mail  lavorative  crescono  al ritmo del 15% annuo.
Continuano ad essere importanti!

Come fare perché siano un aiuto e non un intralcio facendoti aumentare quel 39% che libererà un po’ del tuo tempo?
Fa parte del regalo contenuto nei prossimi articoli.

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