Quante volte a fine giornata ti senti stanco morto, magari dopo 10/12 ore di lavoro, e la convinzione di non avere combinato quasi nulla.
Il tempo?
Puff !!!!….volato via. Sprecato per più del 60%
Uno studio della MCKinsley conferma che nella tua giornata (e quella dei tuoi collaboratori)
- il 28% del tempo ti occupi delle mail (che certo, fanno parte del tuo lavoro!)
- il 19% del tempo cerchi informazioni (e non è detto che le trovi)
- il 14% del tempo lo usi per comunicazioni “di servizio” interne.
Il resto, solo il 39%, lo usi – appunto – per lavorare “davvero”. Quindi, quando a sera senti di essere stanco ma ti sembra di non aver fatto “nulla”, ora sai il perché.
“Si, ok, però tu mi avevi detto che mi regalavi tempo; fino ad adesso mi ha solo detto che lo spreco – e questo un po’ lo immaginavo!”
Per liberare tempo dobbiamo scoprire dove lo sprechiamo.
il 28% del tempo lo usi per le mail
“Ah, ma io non è che guardo costantemente la posta! Non posso fare senza la posta!”
Giusto, ma andiamo per gradi. Quanto di quel 28% al giorno che dedichi alla posta è necessaria e produttivo e quanto invece è uno spreco di tempo e di energie?
1. Controllare le email
Controllare le email è (ovviamente ) una necessità. Ma a volte diventa una ossessione; una distrazione; infine, un senso di “appagamento”:quando controlliamo la mail il nostro cervello scarica una quantità di dopamina nella nostra circolazione sanguigna. In un certo senso, “ci fa felici”.
Però, potresti aver bisogno fino a 23 minuti (secondo uno studio sulla distrazione digitale) per riprendere l’attività interrotta.
2. Rileggere le mail.
il 10% delle mail ricevute viene riletta almeno una volta. Almeno!
In media, quante mail ricevi al giorno? 20? 30? 50? 100?
” Vabbeh, al massimo è un minuto alla volta”. E anche questo non è così: ogni volta che rileggi una mail, devi poi riprendere da dove sei partito. Tempo prezioso che butti nello scarico.il tempo per riprendere dal punto in eri prima di rileggerla. I conti tornano? Mi sa di si.
3. Leggere le mail “per conoscenza”
Quante mail hai nella tua casella di posta ” per conoscenza”? Troppe: statisticamente, nella tua casella di posta il rapporto tra mail che invii e le mail che ricevi è di 1 a 3.
Quante delle mail che ricevi sono “per conoscenza”? Soprattutto da colleghi e team di lavoro?
Il fenomeno delle mail inviate “per conoscenza” è dovuto soprattutto alla “paura”
Paura che il proprio capo o il team non sappia quello che si sta facendo; paura che il collega non abbia aperto le prime enne mail che gli hai mandato; paura di prendersi delle responsabilità (e quindi si tende a suddividere la responsabilità tra tutti con il “per conoscenza”)
L’effetto? La tua casella trasborda di CC e di Re:re:re.
E ti ruba TEMPO
4. Ricercare mail a cui non hai risposto subito
Il 37% delle volte (in pratica, una volta su tre), non rispondiamo subito; magari la archiviamo in una cartella privata, magari la lasciamo in inbox….. fatto sta che per mille motivi a un certo punto alla mail (a quella mail!) devi rispondere.
E lì nasce i il dramma: ricercarla.
Magari hai un “search” fantastico , ma…. comunque ruba 70 secondi della tua preziosa vita .
Lo ripeto: una volta (almeno ) su tre.
5. Archiviare le mail (in cartelle personale)
E già qui c’è un problema: come “in cartelle personali”? E se ti ammali? E se si ammala uno del team? E se succede un patatrac?
Uno studio dice che abbiamo a disposizione in media circa 37 cartelle (tra personali, condivise, pubbliche, su server condivisi…) cui archiviare le nostre mail e i nostri documenti. La cartella per i clienti, ma anche la cartella delle mail a cui rispondere; la cartella dei solleciti da fare (come, non la mettiamo nella cartella “per cliente”? ) e la cartella “fatture”….
La legge di Hick è chiara: decidere DOVE mettere una mail con 37 cartelle a disposizione ci metterai 5 volte di più del tempo di scegliere tra due / tre cartelle.
E quindi, la mail è morta?
Ovviamente no! Secondo Phil Simon, le mail lavorative crescono al ritmo del 15% annuo.
Continuano ad essere importanti!
Come fare perché siano un aiuto e non un intralcio facendoti aumentare quel 39% che libererà un po’ del tuo tempo?
Fa parte del regalo contenuto nei prossimi articoli.
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