Il veleno della tua azienda

Ogni giorno la tua azienda viene avvelenata.

Ogni istante, ogni momento, c’è qualcuno che inietta una dose di veleno che Lucrezia Borgia ti spiccia casa.

Non sono i concorrenti. Non è neanche lo Stato. Non sono neanche dipendenti fancazzisti. No.

In realtà, chi butta veleno sulla tua azienda sei tu e i tuoi collaboratori.

Ma come è possibile questo?

TI faccio una domanda.

Quante volte a fine giornata ti senti stanco morto, magari dopo 10/12 ore di lavoro, e la convinzione di non avere combinato quasi nulla?

E se io ti dicessi che ogni volta che tu senti quel suono, il plin delle mail, e ogni voltaa che vai nei tuo inbox, ogni volta che hai a che fare una mail è come che ti bevessi un bicchiere di veleno?

Lo dico io? NO

Uno studio della MCKinsley conferma  che nella tua giornata  (e quella dei tuoi collaboratori)

• il 28% del tempo ti occupi delle mail (che certo, fanno parte del tuo lavoro!)
• il 19% del tempo cerchi informazioni (e non è detto che le trovi)
• il 14% del tempo lo usi per comunicazioni “di servizio” interne.

Il resto, solo il 39%, lo usi – appunto –  per lavorare “davvero”. Quindi, quando a sera senti di essere stanco ma ti sembra di non aver fatto “nulla”, ora sai il perché.

il 28% del tempo lo usi per le mail

“Ah, ma io non è che guardo costantemente la posta! Non posso fare senza la posta!”

Giusto, ma andiamo per gradi. Quanto di quel 28% al giorno che dedichi alla posta è necessaria e produttivo e quanto invece è uno spreco di tempo  e di energie?

Cominciamo con

1. Controllare le email

Controllare le email è (ovviamente ) una necessità. Ma a volte diventa una ossessione; una distrazione;  infine, un senso di “appagamento”:quando controlliamo la mail il nostro cervello scarica una quantità di dopamina nella nostra circolazione sanguigna.

In un certo senso, “ci fa felici”.
Però,  potresti aver bisogno  fino a 23 minuti (secondo uno studio sulla distrazione digitale)  per riprendere l’attività interrotta.

Questo è un problema di “abitudine” – non è un veleno vero e proprio.

Diciamo che è una puntura di zanzara , ecco.

2. Rileggere le mail. 

il 10% delle mail  ricevute viene riletta almeno una volta. Almeno!
In media, quante mail ricevi al giorno? 20? 30? 50? 100?

” Vabbeh, al massimo è un minuto alla volta”.

E anche questo non è così: ogni volta che rileggi una mail, devi poi riprendere da dove sei partito. Tempo prezioso che butti nello scarico. I conti tornano? Mi sa di si.

Eh… questo invece è un bel sorso di veleno. Perchè la devi rileggere?

3. Leggere le mail “per conoscenza” 

Quante mail hai nella tua casella di posta ” per conoscenza”?

Troppe: statisticamente, nella tua casella di posta il rapporto tra mail che invii e le  mail che ricevi è di 1 a 3.
Quante delle mail che ricevi sono “per conoscenza”?

Soprattutto da colleghi e team di lavoro?

Ma perchè ti inviano mail “per conocenza” ?

Il fenomeno delle mail inviate “per conoscenza” è dovuto soprattutto alla “paura”.

Paura che il proprio capo o il team  non sappia quello che si sta facendo; paura che il collega non abbia aperto le prime enne mail che gli hai mandato;  paura di prendersi delle responsabilità (e quindi si tende a suddividere la responsabilità tra tutti  con il “per conoscenza”)
L’effetto? La tua casella trasborda di CC e di Re:re:re.
E ti ruba TEMPO

4. Ricercare mail a cui non hai risposto subito

Il 37% delle volte (in pratica, una volta su tre), non rispondi subito;  magari la archivi in una cartella privata, magari la lasci in inbox….. fatto sta che per mille motivi a un certo punto alla mail (a quella mail!) devi rispondere.
E lì nasce i il dramma: ricercarla.
Magari hai un “search” fantastico , ma…. comunque ruba 70 secondi della tua preziosa vita .
Lo ripeto: una volta (almeno ) su tre.

5. Archiviare le mail (in cartelle personale)

E già qui c’è un problema:   come “in cartelle personali”? E se ti ammali? E se si ammala uno del team? E se succede un patatrac?
Uno studio dice che abbiamo a disposizione in media circa 37 cartelle (tra personali, condivise, pubbliche, su server condivisi…)  cui archiviare le nostre mail e i nostri documenti. La cartella per i clienti, ma anche la cartella delle mail a cui rispondere; la cartella dei solleciti da fare (come, non la mettiamo nella cartella “per cliente”? ) e la cartella “fatture”….

La legge di Hick è chiara: decidere DOVE mettere una mail con 37 cartelle a disposizione ci metterai 5 volte di più del tempo di scegliere tra due / tre cartelle.

E quindi,  dobbiamo eliminare la mail?

Ovviamente no!

Secondo Phil Simon, le mail  lavorative  crescono  al ritmo del 15% annuo.
Continuano ad essere importanti!

Quale è l’antiveleno?

Mark up: il sistema zeromail

Come fare perché siano un aiuto e non un intralcio facendoti aumentare quel 39% che libererà un po’ del tuo tempo?
Fa parte del regalo contenuto nei prossimi articoli.