Ogni giorno la tua azienda viene avvelenata.
Ogni istante, ogni momento, c’è qualcuno che inietta una dose di veleno che Lucrezia Borgia ti spiccia casa.
Non sono i concorrenti. Non è neanche lo Stato. Non sono neanche dipendenti fancazzisti. No.
In realtà, chi butta veleno sulla tua azienda sei tu e i tuoi collaboratori.
Ma come è possibile questo?
TI faccio una domanda.
Quante volte a fine giornata ti senti stanco morto, magari dopo 10/12 ore di lavoro, e la convinzione di non avere combinato quasi nulla?
E se io ti dicessi che ogni volta che tu senti quel suono, il plin delle mail, e ogni voltaa che vai nei tuo inbox, ogni volta che hai a che fare una mail è come che ti bevessi un bicchiere di veleno?
Lo dico io? NO
Uno studio della MCKinsley conferma che nella tua giornata (e quella dei tuoi collaboratori)
- il 28% del tempo ti occupi delle mail (che certo, fanno parte del tuo lavoro!)
- il 19% del tempo cerchi informazioni (e non è detto che le trovi)
- il 14% del tempo lo usi per comunicazioni “di servizio” interne.
Il resto, solo il 39%, lo usi – appunto – per lavorare “davvero”. Quindi, quando a sera senti di essere stanco ma ti sembra di non aver fatto “nulla”, ora sai il perché.
il 28% del tempo lo usi per le mail
“Ah, ma io non è che guardo costantemente la posta! Non posso fare senza la posta!”
Giusto, ma andiamo per gradi. Quanto di quel 28% al giorno che dedichi alla posta è necessaria e produttivo e quanto invece è uno spreco di tempo e di energie?
Cominciamo con
1. Controllare le email
Controllare le email è (ovviamente ) una necessità. Ma a volte diventa una ossessione; una distrazione; infine, un senso di “appagamento”:quando controlliamo la mail il nostro cervello scarica una quantità di dopamina nella nostra circolazione sanguigna.
In un certo senso, “ci fa felici”.
Però, potresti aver bisogno fino a 23 minuti (secondo uno studio sulla distrazione digitale) per riprendere l’attività interrotta.
Questo è un problema di “abitudine” – non è un veleno vero e proprio.
Diciamo che è una puntura di zanzara , ecco.
2. Rileggere le mail.
il 10% delle mail ricevute viene riletta almeno una volta. Almeno!
In media, quante mail ricevi al giorno? 20? 30? 50? 100?
” Vabbeh, al massimo è un minuto alla volta”.
E anche questo non è così: ogni volta che rileggi una mail, devi poi riprendere da dove sei partito. Tempo prezioso che butti nello scarico. I conti tornano? Mi sa di si.
Eh… questo invece è un bel sorso di veleno. Perchè la devi rileggere?
3. Leggere le mail “per conoscenza”
Quante mail hai nella tua casella di posta ” per conoscenza”?
Troppe: statisticamente, nella tua casella di posta il rapporto tra mail che invii e le mail che ricevi è di 1 a 3.
Quante delle mail che ricevi sono “per conoscenza”?
Soprattutto da colleghi e team di lavoro?
Ma perchè ti inviano mail “per conocenza” ?
Il fenomeno delle mail inviate “per conoscenza” è dovuto soprattutto alla “paura”.
Paura che il proprio capo o il team non sappia quello che si sta facendo; paura che il collega non abbia aperto le prime enne mail che gli hai mandato; paura di prendersi delle responsabilità (e quindi si tende a suddividere la responsabilità tra tutti con il “per conoscenza”)
L’effetto? La tua casella trasborda di CC e di Re:re:re.
E ti ruba TEMPO
4. Ricercare mail a cui non hai risposto subito
Il 37% delle volte (in pratica, una volta su tre), non rispondi subito; magari la archivi in una cartella privata, magari la lasci in inbox….. fatto sta che per mille motivi a un certo punto alla mail (a quella mail!) devi rispondere.
E lì nasce i il dramma: ricercarla.
Magari hai un “search” fantastico , ma…. comunque ruba 70 secondi della tua preziosa vita .
Lo ripeto: una volta (almeno ) su tre.
5. Archiviare le mail (in cartelle personale)
E già qui c’è un problema: come “in cartelle personali”? E se ti ammali? E se si ammala uno del team? E se succede un patatrac?
Uno studio dice che abbiamo a disposizione in media circa 37 cartelle (tra personali, condivise, pubbliche, su server condivisi…) cui archiviare le nostre mail e i nostri documenti. La cartella per i clienti, ma anche la cartella delle mail a cui rispondere; la cartella dei solleciti da fare (come, non la mettiamo nella cartella “per cliente”? ) e la cartella “fatture”….
La legge di Hick è chiara: decidere DOVE mettere una mail con 37 cartelle a disposizione ci metterai 5 volte di più del tempo di scegliere tra due / tre cartelle.
E quindi, dobbiamo eliminare la mail?
Ovviamente no!
Secondo Phil Simon, le mail lavorative crescono al ritmo del 15% annuo.
Continuano ad essere importanti!
Quale è l’antiveleno?
Mark up: il sistema zeromail
Come fare perché siano un aiuto e non un intralcio facendoti aumentare quel 39% che libererà un po’ del tuo tempo?
Fa parte del regalo contenuto nei prossimi articoli.
