Documenti senza carta

 

I passi da percorrere per evolvere dal lavorare con la carta e con le mail ad un lavoro snello, senza carta e sempre più intelligente, grazie alla combinazione tra lean organization e innovazione, sono quattro:

1. Comunicazione senza carta
2. Digitalizzazione della documentazione
3. Automazione dei processi
4. Collaborazione social
5. Lean Innovation

Approfondiamo di seguito: Passo 2 – Digitalizzazione della documentazione

Senti anche tu queste difficoltà?

I vantaggi in tempo, conoscenza e competenza del sistema di dematerializzazione completo non vengono avvertiti in azienda?
Il tuo desiderio sarebbe quello di sapere che qualunque documento è in formato digitale e quindi disponibile sulla tua scrivania in pochissimo tempo?

Vedi: Che stress la mail. Quanto siamo tentati di non aprire le mail?!

Ecco il tuo profilo
se hai percorso il Passo 1 e la Digitalizzazione della documentazione

Tradizionalista.

Sei posizionato nel Quadrante Magico in basso a sinistra.

Sempre più aziende stanno procedendo con la digitalizzazione dei documenti (fatture, contratti…)

L’impatto sull’innovazione in azienda rimane molto limitato, in quanto influisce molto poco nel cambiamento aziendale (molto spesso il popolamento degli archivi è automatico).

Valuta il tuo vantaggio competitivo

L’archiviazione digitale nasce dalla necessità di diminuire i costi di gestione degli archivi cartacei dovuti a: 

• Costi di emissione dei documenti
• Costi di conservazione/archiviazione
• Costi di ricerca

Il costo per una fattura cartacea è di circa 27 euro (10 euro per il ciclo attivo e 17 euro per il ciclo passivo, la fattura ricevuta dal cliente); la gestione elettronica  permette un risparmio del 40%-60%.

Fai un passo in avanti

Arrivare a rendere snelli anche i processi che generano i documenti. Non basta salvare in modo appropriato il documento: un documento viene utilizzato per prendere decisioni e inizia a viaggiare logicamente, spesso non fisicamente, nell’azienda.

Non perderti: Passo 3 – Processi automatici e senza carta

Per te le migliori tecnologie 

Globalcomm ha scelto la possibilità di puntare sia su tecnologie proprietarie che open source:

Sistemi di archiviazione:

1. IBM Domino – per i database non strutturati e l’altissimo livello di sicurezza
2. Alfresco – la migliore tecnologia open source
3. Google Drive – per la semplicità

Soluzioni:

Per affrontare l’archiviazione elettronica le soluzioni che proponiamo sono:

1. Archiviatore Multicanale Intelligente
2. Protocollazione a valore legale con conservazione sostitutiva
3. Pec Facile – per spedire e ricevere pec dalla tua posta
4. Automazione delle fatture passive
5. Firma grafometrica
6. Scadenziario automatico – per farci aiutare a non dimenticare nessuna scadenza