RPA - Cos'è e come può migliorare la produttività della tua azienda

Introduzione

Le tecniche di automazione per la digitalizzazione dei processi possono essere divise in tre categorie

  • Business Process Management,
  • Robotic Process Automation
  • Cognitive Automation.

Il Business Process Management (BPM) è una metodologia che consente di massimizzare l’efficienza operativa, rendere il processo stabile, diminuire gli errori, rendere standard  un  flusso di lavoro,  gestire correttamente e in modo preventivo le eccezioni, rispettare obiettivi di produttività e efficienza.

Tutti gli strumenti di Business Process Management, quindi, servono a coordinare e supportare i processi aziendali e le persone che li realizzano.

La  Robotic Process Automation (RPA) è un passo in più:  si passa all’automazione vera e propria dei processi basati su logiche e regole predefinite, transazionali e ripetitive.
L’introduzione di questa tecnologia porta all’azienda una considerabile riduzione dei costi, un aumento della qualità, della consistenza e della velocità con cui viene svolto il processo e di  conseguenza prodotto l’output.

Della classe Cognitive Automation fanno parte tutte quelle soluzioni che sono capaci di analizzare e lavorare su una grande quantità di dati, sia strutturati che non strutturati e di generare ipotesi/decisioni sulla base dei dati considerati.

La Robotic Process Automation (RPA) è l’automazione di processi lavorativi utilizzando software “intelligenti” (i cosiddetti “robot”), che possono eseguire in modo automatico le attività ripetitive degli operatori, imitandone il comportamento e interagendo con gli applicativi informatici nello stesso modo dell’operatore stesso.

I vantaggi della Robotic Process Automation (RPA)

RPA ti aiuta a :

  • ridurre gli  interventi umani nell’utilizzo di programmi e applicazioni informatiche, automatizzando funzioni e attività amministrative, meccaniche e ben definite,
  • lasciare alle persone le attività di maggior valore aggiunto, quindi che richiedono di essere comprese e analizzate.
  • ridurre i costi per attività sempre più massive per il notevole aumento di produttività
  • rendere le persone più motivate, permettendo attività intellettualmente molto più soddisfacenti
  • aumentare la qualità dei processi grazie all’eliminazione dell’intervento umano sulle attività ripetitive (e quindi la probabilità  di errori diminuisce)
  • migliorare la qualità del servizio  al cliente per  l’eliminazione dei punti critici che consentono l’ottimizzazione delle interazioni e i tempi di risposta.

Come funziona un RPA

“Robot?? IN UFFICIO? Ma la mia amministrativa lo prende a randellate!”

No, quello che si intende non è un robot “fisico”, ma una soluzione software che permette di fare autonomamente alcune operazioni.

Un esempio molto semplice? E’ possibile realizzare un caricamento ordine del cliente a partire dall’arrivo della mail (e relativo pdf)

Cosa puoi fare con la tecnologia RPA

Se nei tuoi uffici hai attività:
  • ripetitive
  • a basso valore aggiunto e manuali
  • definibili da logiche chiare e sempre valide
  • operative su più sistemi
  • molto frequenti
Allora puoi applicare la RPA, sia in  front-office al back-office, Le attività effettuabili da un robot RPA si possono riassumere così:
  • Raccolta dati: ricerca e raccolta dati da fonti interne ed esterne, fascicolazione e aggregazione
  • Validazione e analisi: reportistica, verifica e validazione dei dati
  • Registrazione dei dati: copia e incolla delle informazioni su più interfacce, archiviazione e gestione.
  • Trasferimento e comunicazione: data migration, automatizzazione di notifiche interne, a clienti e fornitori, email di risposta.
  • Reportistica: generazione dei report relativi alle attività svolte dal robot.
In altre parole, il robot può digitare le informazioni nei campi dedicati, premere pulsanti, prendere il controllo del mouse e della tastiera, selezionare, copiare e incollare, estrapolare testo da documenti, navigare tra diverse applicazioni, lavorare con fogli di calcolo e molto altro.

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