Si immagino: tutti siamo tentati dal non aprire le mail.
Naturale: Siamo super occupati. Stiamo lavorando ad una presentazione importante. Tra 15 minuti avremo un incontro in direzione. Dobbiamo uscire per andare a prendere nostra figlia all’asilo nido…..
Nasce il dramma quindi di tenere sotto controllo le attività che ogni singola mail origina. Se poi le mail importanti sono disperse tra quelle per quali siamo inutilmente messi in copia, la presenza di incubi notturni generati dalla paura che qualche importante scadenza ci possa scappare, è certa.
Condivido uno dei tantissimi articoli che approfondiscono lo stress legato all’uso della posta elettronica http://www.manageronline.it/articoli/vedi/6344/lavoro-italiani-stressati-da-email-e-smartphone/
Non solo. Disperdiamo il patrimonio di conoscenza aziendale
Nelle mail personali è racchiuso infatti il 75% del valore di conoscenza aziendale.
Il paradosso? Quando era tutto su carta questo era possibile.
Ed ammetterlo per me paladino da sempre del Lavorare Snelli e Senza Carta è una grande sofferenza 🙁
La soluzione: fare sparire le mail!! ma se non ci si riesce, rendiamole intelligenti
La soluzione migliore è togliere il contenuto di valore alle mail, trasformandole in mero postino di link ai contenuti che desideriamo condividere.
Suggerisco di seguito alcuni strumenti (tra di loro complementari) che migliorano notevolmente la nostra produttività conservando la conoscenza aziendale, rendendo più snelli i processi e la nostra vita maggiormente tranquilla:
- Lavorare con il Social business enterprise per la creazione di gruppi di lavoro aperti e collaborativi Vedi per approfondimenti uno degli strumenti che maggiormente uso Connections di IBM.
Vedi http://www-03.ibm.com/software/products/it/conn
- Gestire i processi in digitale con uno strumento di Business Process management BPM. Ideale se come nel caso della soluzione Globalcomm ci si integra con la soluzione social. Vedi http://www.lavoraresenzacarta.net/gestione-attivita-crm-marketing-gestione-della-qualita-e-progetti/
- Archiviare in maniera intelligente la posta elettronica (Notes/IBM, Outlook/MS, Google, Zimbra…), sia su PC, su smartphone o tablet. Una vera novità è SmartMail di Globalcomm. Vedi http://www.lavoraresenzacarta.net/smartmail-archiviazione-intelligente-delle-mail/
- Usare un sistema di posta intelligente come Verse di IBM in grado di aiutarti a non perdere nulla e ad evidenziare le priorità e le scadenze.
Vedi http://www.datamanager.it/2015/04/ibm-un-software-di-social-messaging-per-cambiare-modo-di-lavorare/
