Sempre più abbiamo la necessità di archiviare e digitalizzare tutti i documenti (carta, mail, pec..) compresi quelli a valore legale (es. PEC) in formato digitale.

A conseguenza di questa necessità, l’Archiviatore Multicanale Intelligente memorizza i documenti in “database” che contengono sia le informazioni su di essi che gli stessi allegati. 

L’accesso ai documenti è protetto secondo standard di sicurezza estremamente sofisticati.

Pubblicazione e workflow via browser
E’ possibile accedere tramite browser ai dati inseriti nei database (sia in internet che intranet) per la consultazione e, per gli utenti accreditati dal sistema. Integra al proprio interno un potente motore di workflow.

Gestione dell’organigramma

La soluzione gestisce Titolario / Organigramma per tracciare la struttura degli uffici e l’elenco delle persone che vi appartengono. Ciascun ufficio può essere articolato in livelli di sottouffici per riprodurre la struttura reale dell’ente.

Per ciascun ufficio è possibile decidere:

  • se i documenti  devono essere o meno riservati 
  • il gruppo degli utenti che riceve le mail di notifica per competenza e per conoscenza
  • il responsabile dell’ufficio
  • se l’ufficio deve ricevere le notifiche via email o no.

Assegnazione

I documenti vengono assegnati al responsabile e rimangono a suo carico finché il responsabile non li marca come completati.

Gestione degli archivi

Ciascun documento contiene sia le informazioni per l’ordinamento (es. titolo, data, fascicolo di appartenenza, responsabile…) che i file allegati. Questo garantisce che gli allegati siano collegati alle informazioni che li caratterizzano garantendone il massimo grado di riservatezza.

Conservazione sostitutiva

Il sistema gestisce gli stati dei fascicoli (aperti/chiusi) e il massimario di conservazione ed evidenzia i fascicoli per i quali siano scaduti i termini di conservazione. Permette, quindi, di selezionare documenti da mandare allo scarto e all’archivio di deposito e di creare i relativi elenchi.

Altre funzionalità

Firma digitale: il sistema si interfaccia con i più diffusi sistemi di firma digitale dei documenti e la verifica dei file firmati digitalmente.

Collegamento con caselle PEC e di posta elettronica: l’Archiviatore Multicanale Intelligente consente di interfacciarsi direttamente con le caselle PEC ed archiviarne automaticamente il contenuto con il formato di esportazione che il sistema di posta in uso consente.

Informazioni: la procedura di protocollazione (generazione del numero e della data) viene avviata dall’utente quando è compilata la maschera con tutte le informazioni necessarie.

Stampa etichette: il sistema si interfaccia con qualsiasi tipo di stampante per etichette (a barre, bidimensionali …)

Viste: le viste ordinate per classificazione e fascicolo permettono poi di scorrere velocemente i documenti della stessa categoria, creando delle aggregazioni simili a cartelle.

Integrazione con Rubriche: Il sistema permette di interfacciarsi con varie Rubriche.

Accesso in lettura/scrittura: il sistema permette l’accesso in lettura/scrittura a tutte le postazioni che si connettono al server. E’, inoltre, possibile utilizzare la funzionalità di replica su postazioni portatili che si colleghino al server solamente per riallineare i dati. 

Interfaccia scanner: il sistema si interfaccia con qualsiasi scanner.

Allega file: il sistema permette di allegare e visualizzare qualsiasi tipo di file (es. .txt, doc, .xls,..)

Ricerca: è possibile ricercare i documenti con vari strumenti:

  • navigando le viste, quindi scegliendo una vista ordinata per numero piuttosto che per mittente/destinatario.
  • all’interno di un singolo database: utilizzando ricerche full-text
  • all’interno di un singolo database: combinando ricerche su valori particolari dei campi, date e sui campi del documento e ricerche full-text.
  • in modalità multi-database: combinando ricerche su valori particolari dei campi, date e sui campi del documento e ricerche full-text.

Integrazione nativa con Pec Facile:  spedisce automaticamente i messaggi PEC senza dover esportare il documento da spedire via PEC e connettersi al sito del proprio fornitore di PEC.

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